pengolahan data

Data  adalah setiap kumpulan fakta. Contoh : laporan penjualan, gambaran tentang persediaan, nilai test, nama dan alat pelanggan, laporan cuaca, foto-foto, gambar-gambar, peta.
Data dapat bersifat numeris (data angka) : laporan penjualan, laporan persediaan, nilai test, atau dapat juga bersifat non numeris : nama, alamat pelanggan, gambar dll.
Pengolahan Data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya berupa perhitungan numeris tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Secara umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual.
Siklus Pengolahan Data
Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yakni input, proses (pengolahan), dan output. 

Input : Di dalam langkah ini data awal, atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.
Proses : Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.
Output : Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada penggunaan data tersebut unutk pengolahan selanjutnya.
Contoh :  Pada suatu semester seorang dosen memberikan tiga buah nilai ( Tugas, UTS, UAS). Pada akhir semester nilai-nilai tersebut harus diproses dan laporan akhir untuk matakuliah yang diampu oleh dosen tersebut disampaikan ke BAAK.
Yang menjadi  data input dalam hal ini adalah nim, nama mahasiswa dan ketiga nilainya. Input ini biasanya dicatat dalam buku dosen tersebut dengan urut nim. Dosen tersebut kemudian mengolah data input dengan menentukan nilai akhir dengan perhitungan 20% x nilai tugas + 30% x nilai UTS + 50% x nilai UAS. Nilai Akhir hasil pengolahan ini selanjutnya merupakan nilai mahasiswa terhadap matakulah yang diikutinya disampaikan ke BAAK dalam bentuk daftar yang terdiri dari NIM, Nama mahasiswa dan nilai akhir yang disusun urut nim.

Siklus Pengolahan Data Lanjut

Originasi : Langkah ini merupakan proses pengumpulan data original (data asli/mentah). Catatan original dari data ini disebut sumber dokumen . Sebagai contoh, sumber dokumen dari contoh kasus perhitungan niali diatas adalah berkas test para mahasiswa yang telah diberi nilai. Perlu diperhatikan bahwa jika ada pernyataan  mengenai nilai akhir mahasiswa, kita dapat melihat kembali dokumen sumber (berkas test para mahasiswa) dan memeriksa barangkali ada kesalahan yang telah dibuat selama langkah ini dilakukan.
Distribusi : Langkao ini merupakan pendistribusian data output. Catatan dari data output ini sering disebut sebagai dokumen laporan. Sebagai contoh, dokumen daftar nilai akhir dari dosen yang diserahkan ke BAAK. Tanda panah  yang berasal dari kotak distribusi kembali ke kotak originasi menunjukkan bahwa dokumen laporan mungkin dapat menjadi dokumen sumber untuk pengolahan data berikutnya.
Penyimpanan (Storage) : Langkah ini merupakan langkah yang amat penting di dalam setiap prosedur pengolahan data. Hasil Pengolahan data seringkali ditempatkan di dalam penyimpanan untuk digunakan sebagai data input untuk diolah pada waktu yang berikutnya. Dua anak panah diantaa kotak proses dan kotak storage menunjukkan interaksi dari kedua langkah ini. Sekumpulan data yang membentuk satu kesatuan di dalam penyimpanan disebut file. Biasanya sebuah file terdiri dari kumpulan record, dimana masing-masing record berisi item data yang sama. Selanjutnya kumpulan file-file yang saling berhubungan disebut data base.
Contoh :  Sebagaiana besar perusahaan menyimpan file induk penggajian yang berisi catatan-catatan gaji para pegawainya. Item data pada setiap record mungkin meliputi nama pegawai, nomor KTP, tingkat upah , upah dan potongan. File tersebut digunakan bersama dengan kartu presensi pegawai untuk memproses gaji mingguan. Siklus pengolahan data dari kasus diatas terlihat sbb :

Dokumen sumber adalah kartu presensi. Data input terdiri dari jumlah jam kerja sebagaimana ditunjukkan dalam kartu presensi, bersama dengan file induk penggajian. Output yang ditentukan selama siklus pengolahan, adalah keterangan mengenai gaji, tunjangan, potongan gaji bersih bersama dengan hasil pengubahan file gaji. Dokumen laporan adalah slip gaji karyawan yang biasanya diberikan kepada masing-masing karyawan yang berisi besarnya upah dan potongan.
Operasi Pengolahan Data
Prosedur pengolahan  data biasanya terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar yang dilaksanakan dalam beberapa urutan.

• Pencatatan (recording). Pencatatan adalah memindahkan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini terjadi tidak hanya selama tahap originasi (pada dokumen sumber) dan tahap distribusi (pada dokumen laporan) akan tetapi terjadi pada seluruh siklus pengolahan.

Contoh : Seorang Dosen mencatat nilai-nilai mahasiswa pada buku hariannya. Pada akhir semester ia mengitung nilai akhir dan mencatatnta pada buku hariannya. Ia menerima lembaran  formulir nilai dari BAAK dan mencatat nilai akhir di formulir tersebut. Bagian BAAK kemudian mencatat  nilai-nilai tersebut pada file induk mahasiswa. Masing-masing nilai di dalam file induk mahasiswa dicatat pada transkrip yang kemudian dikirimkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

• Duplikasi (duplicating). Operasi ini merupakan penggandaan data di atas formulir-formulir atau dokumen. Duplikasi mungkin saja dikerjakan sewaktu data tersebut dicatat secara manual, atau mungkin saja duplikasi dikerjakan setelahnya dengan menggunakan suatu mesin.
• Pemeriksaan (verifying). Karena pencatatan biasanya merupakan operasi manual, adalah penting bahwa data yang telah dicatat tersebut diperiksa secara teliti, barangkali ada kesalahan-kesalahan.
• Klasifikasi. Operasi ini memisahkan data data ke dalam berbagai kategori. Klasifikasi biasanya dapat dikerjakan lebih dari satu cara. Sebagai contoh, sekumpulan daftar pertanyaan  mahasiswa dapat diklasifikasikan sesuai dengan jenis kelamin mahasiswa, atau sesuai tahun masuk mahasiswa.
• Sorting. Mengatur data dalam urutan tertentu. Operasi ini sering terjadi di dalam kehidupan sehari-hari. Nama-nama di dalam buku telepon disorting menurut abjad, data pegawai disorting menurut nomor induk pegawai. Sorting data dapat dilakukan sebelum atau sesudah klasifikasi.

Contoh : Misalkan sebuah file pegawai berisi item data : Nama, No. KTP, No. induk pegawai, dan lokasi kerja. Jika file sisort sesuai urutan Abjad nama, maka field nama tersebut disebut sebagai kunci; tapi jika file disort sesuai dengan No. Induk Pegawai maka no. induk pegawai adalah adalah kuncinya. Pengurutan dapt juga menggunakan lebih dari satu kunci pengurutan, yaitu dengan kunci pertama, kunci kedua dan seterusny. Pengurutan  pertama kali berdasarkan kunci pertama apabila ada kesamaan dat maka digunakan kunci kedua dan seterusnya.

• Merging. Operasi ini adalah mencampur dua atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut telah disort dengan kunci yang sama, dan meletakkan kumpulan data tersebut bersama-sama menjadi kumpulan data tunggal yang telah disort.
• Kalkulasi. Melakukan perhitungan numeris pada data yang bertipe numeris.
• Memeriksa tabel, mencari dan mendapatkan kembali data (table look-up, searching, retrieing). Operasi ini bermaksud untuk mendapatkan kembali data tertentu didalam kumpulan data yang telah tersort.

Sebagai contoh, seorang salesman mungkin dapat menulis data ringkasan laporan bulanan pada semua faktur-fakturnya. Laporan tersebut mungkin berisi mengenai total penjuakan, distribusi sesuai dengan daerahnya, dan rekomendasi untuk advertensi item-item tertentu